به سندی که در هر معامله از طرف فروشنده به خریدار تحویل داده می‌شود فاکتور رسمی می‌گویند. اگر این فاکتورها توسط یک نفر چه خریدار و چه فروشنده به یکی از ادارات مالیاتی تحویل داده شود، رسمی است و می‌تواند ایجاد حق کند. در قدیم فاکتورها به صورت دست‌نویس نوشته می‌شدند و امکان اشتباه و یا دستبرد داخل آن‌ها وجود داشت. امروزه از فاکتورهای رسمی ماشینی استفاده می‌شود. با ما همراه باشید تا شما را بیشتر با این اسناد آشنا کنیم.
صدور فاکتور به چه صورتی انجام می‌شود؟
امروزه فاکتورها توسط نرم‌افزارهای مالیاتی و حسابداری بدست می‌آیند. یک نرم‌افزار حسابداری روی سیستم حسابداری و خزانه شرکت نصب می‌شود و تمامی اطلاعات کالاهای موجود در شرکت در این نرم‌افزار وجود دارد. در هر شرکت و ارگان از یک نوع نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌شود و فاکتورها در شکل‌های مختلف فاکتور رسمی، پیش فاکتور، فاکتور مازاد و… صادر و چاپ می‌شوند. هر یک از این فاکتورها برای خرید و فروش‌های مختلف به کار می‌روند. صدور فاکتور کار ساده‌ای است و کافی است با نرم‌افزار آشنایی داشته باشید. صادر کردن فاکتورها توسط خزانه‌دار و یا حسابدار هر شرکت انجام می‌شود و به تایید مدیر شرکت می‌رسد.
مبالغ تمامی کالاهای قابل فروش درون سیستم وجود دارند و یک حسابدار با تایید کردن کالاهای فروشی آن‌ها را وارد فاکتور می‌کند. گاهی ممکن است مبالغ اشتباه باشند که حسابدار باید دقت زیادی روی جزئیات فاکتور داشته باشد. در نهایت آن فاکتور را چاپ می‌کند و به دست فروشنده می‌دهد. این سند رسمی یک برگه است که داخل آن تمام حساب یک خریدار از جمله بدهکاری و بستانکاری وجود دارد. اطلاعات دقیقی از این فاکتور بدست می آید و برای فروشنده و خریدار مانند یک سند رسمی عمل می‌کند.
هیچ یک از طرفین نمی‌توانند نسبت به جزئیاتی که درون فاکتور است اعتراض کنند زیرا در هنگام صدور آن، در محل حضور دارند. تمامی واحدهایی که مشمول مالیات می‌شوند باید فاکتورهای رسمی به خریداران خود تحویل دهند. هیچ تفاوتی ندارد که یک واحد تجاری کوچک باشد یا بزرگ؛ اگر خریدار هنگام پرداخت وجه درخواست صدور فاکتور داشته باشد باید از طرف فروشنده نسبت به صدور فاکتور اقدام شود. اگر به هر دلیلی فروشنده از این کار سرباز زند مشمول جریمه خواهد شد. این جریمه توسط سازمان مالیات شرکت نسبت به نوع شرکت تجاری محاسبه می‌شود و باید پرداخت آن در زمان مشخصی انجام گیرد.
آشنایی با تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
فاکتورهای رسمی تفاوت‌های زیادی با فاکتورهای غیررسمی دارند. در واقع فاکتور غیر رسمی هیچ شباهتی به فاکتور رسمی ندارد و یک برگه بیخود است. در فاکتورهای رسمی نام و شماره ملی، کد پستی، آدرس کامل و شماره تلفن شخص حقیقی و حقوقی به عنوان فروشنده ثبت است. اطلاعات کامل خریدار از جمله نام و آدرس، کد پستی، شماره ملی، شماره تلفن، شماره اقتصادی و شماره ثبت خریدار در آن درج می‌شود. یک شماره سریال روی فاکتورهای رسمی ثبت است که با عدد ۰۰۰۱ شروع می‌شود. جزئیات معامله و جزئیات کالای فروخته شده باید به طور کامل داخل فاکتور رسمی وجود داشته باشد. نحوه انجام معامله باید بدون خط خوردگی باشد و مهر و امضای خریدار و فروشنده در این فاکتور نشان‌دهنده تایید اطلاعات است.
فاکتور غیر رسمی یک فاکتور صوری است که طبق هیچ قوانینی نیست و فقط قیمت کالای فروخته شده در آن قرار دارد. این فاکتور اطلاعاتی را برای فروشنده و خریدار دربر ندارد. ارائه فاکتور غیر رسمی برای فروشندگان کار غیر قانونی است. سازمان‌های مالیاتی باید بتوانند شرکت صادرکننده این فاکتور را پیدا کنند. سازمان مالیاتی با بررسی اعتبار گاهی ارزش افزوده یک واحد تجاری تشخیص می‌دهد که آیا فاکتور صادر شده توسط هر شرکت رسمی است یا خیر. در یک فاکتور باید تناسب میان کالای فروخته شده و جزییات ذکر شده در فاکتور وجود داشته باشد. سازمان مالیاتی چک‌های بانکی و فیش‌های پرداختی را چک می‌کند تا از صحت فاکتورها مطلع شود. اصولا هیچ تطابقی میان پرداخت‌ها و فاکتور صادر شده وجود ندارد و سازمان متوجه صوری بودن فاکتور می‌شود.
- فاکتورهای رسمی بیشتر برای خریدو فروش‌های شرکت‌های کلان صادر می‌شوند.فاکتورهای غیر رسمی بیشتر برای خریدهای جزئی افراد انجام می‌شود تا اطلاعات کمی در آن وجود داشته باشد.
- فاکتورهای رسمی طبق استاندارهای سازمان مالیات صادر می شونداما فاکتورهای غیررسمی هیچ استانداردی ندارند.
- فاکتورهای رسمی در کوتاه‌ترین زمان ممکن توسط یک اپراتور و سیستم صاد می‌شوند اما فاکتورهای غیر رسمی اصولا دستی هستند.
- فاکتورهای رسمی برای هر نوع خریدی الزامی هستند و فاکتورهای غیر رسمی هیچ سودی برای طرفین ندارند.
مشخصات اصلی فاکتور رسمی
مدل کاغذ می‌تواند به دلخواه اشخاص حقیقی و حقوقی متفاوت باشد. از کاغذهای هشتاد گرمی و یا شصت گرمی استفاده شود. مقدار نسخه می‌تواند دوبرگی و یا سه برگی باشد. از کاغذ آ پنج برای صدور فاکتور استفاده می‌شود. در برخی از ارگان‌ها کاغذ آ چهار هم می‌تواند برای صدور فاکتور مناسب باشد.
یک فاکتور رسمی باید طبق استانداردهای سازمان مالیاتی باشد. هر چندوقت یکبار سازمان مالییات کشور، فاکتورهای صادرشده ارگان و شرکت‌های مختلف را چک می‌کند تا با استانداردها تطابق داشته باشند. یک فاکتور رسمی اهمیت زیادی در خریدوفروش‌های بزرگ دارد به همین دلیل است که خریداران باید در ابتدای معامله از صحت فاکتور مطمئن شوند.
سخن پایانی
در هر خرید و فروش و معامله‌ای نسبت به گرفتن فاکتور رسمی اقدام کنید. برگه فاکتور رسمی مانند یک سند برای شما عمل می‌کند و هر گونه اعتراضی داشته باشید به کمک شما می‌آید. موسسه حسابداری امین ارقام تمامی امور حسابداری را به بهترین نحو برای شما انجام می‌دهد. برای اطلاعات بیشتر با شماره‌های شرکت تماس بگیرد تا همکاران ما اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهند.